प्रशासन शाखाका कार्यहरू

१कर्मचारी व्यवस्थापन.

• कर्मचारी सेवासम्बन्धी अभिलेख (व्यक्तिगत फाइल, उपस्थिती, बिदा अभिलेख) राख्ने।
• नियुक्ति, सरुवा, बढुवा तथा खटनपटनको व्यवस्थापन गर्ने।
• पेन्सन, सुविधा तथा करार नवीकरण प्रक्रिया गर्ने।
• तालिम तथा क्षमता अभिवृद्धि कार्यक्रम समन्वय गर्ने।

२. सामान्य प्रशासन

• कार्यालयका दैनिक काम-कारोबार सञ्चालन गर्ने।
• सामाग्री तथा उपकरण व्यवस्थापन गर्ने।
• सरकारी नियमअनुसार सामान तथा सेवाको खरिद प्रक्रियामा सहयोग गर्ने।
• भवन, फर्निचर तथा सेवासुविधाको मर्मत-सम्भार मा समन्वय गर्ने।

३. पत्राचार तथा अभिलेख व्यवस्थापन

• प्राप्त पत्र दर्ता गर्ने।
• सरकारी पत्राचार पठाउने र प्राप्त गर्ने।
• फाइलिङ, अभिलेखीकरण तथा कागजात सुरक्षित राख्ने।
• गोपनीयता तथा कागजातको उचित हेरचाह सुनिश्चित गर्ने।

४. बैठक, समन्वय तथा प्रतिवेदन

• बैठक, कार्यशाला तथा कार्यक्रम व्यवस्थापन गर्ने।
• कार्यसूची, बैठक मिनेट तथा प्रतिवेदन तयार गर्ने।
• अन्य सरकारी कार्यालय तथा निकायसँग समन्वय गर्ने।
• विभागीय संचार तथा समन्वय कार्य गर्ने।

५. जन-सेवा तथा फ्रन्ट-डेस्क सञ्चालन

• सेवाग्राहीलाई सूचना तथा सहजीकरण प्रदान गर्ने।
• रिसेप्सन, हेल्पडेस्क वा सोधपुछ काउन्टर व्यवस्थापन गर्ने।
• गुनासो, उजुरी तथा सार्वजनिक माग आदिको व्यवस्थापन गर्ने।

६. वित्त तथा बजेट सहयोग (लेखा शाखासँग समन्वयमा)

• प्रशासनिक खर्चको बजेट अनुमान तयार गर्ने।
• खरिद तथा वित्तीय कागजात तयार गर्न सहयोग गर्ने।

७. सुरक्षा तथा सम्पत्ति व्यवस्थापन

• कार्यालय परिसर तथा कर्मचारीहरूको सुरक्षाको व्यवस्था गर्ने।
• गाडी, मशीन, ICT उपकरण तथा स्थायी सम्पत्तिको निगरानी गर्ने।
• सम्पत्ति सूचीकृत गर्ने तथा वार्षिक भौतिक निरिक्षणमा सहयोग गर्ने।

८. संचार सेवा

• प्राप्त पत्र-पत्रिका सङ्कलन तथा वितरण गर्ने।
• हुलाक अभिलेख व्यवस्थापन गर्ने।

९. प्रोटोकल तथा आतिथ्य

• आधिकारिक भ्रमण, आतिथ्य तथा प्रोटोकल सम्बन्धी कार्य व्यवस्थापन गर्ने।
• अतिथि, प्रतिनिधि तथा सरकारी अधिकारीलाई स्वागत गर्ने।

• सरकारी नियम, निजामती सेवा ऐन तथा कार्यालय निर्देशिकाको पालना सुनिश्चित गर्ने।
• प्रशासनिक निर्णय, कार्यालय आदेश तथा परिपत्र मस्यौदा तयार गर्ने।

भण्डार शाखाका कार्यहरु

१. खरिद सहयोग

• विभिन्न शाखाबाट प्राप्त माग फाराम सङ्कलन गर्ने।
• प्राविधिक विवरण तथा परिमाण अनुमानमा सहयोग गर्ने।
• खरिदका लागि कार्यालय प्रमुखसँग समन्वय गर्ने।
• खरिद प्रक्रिया PPA तथा PPR अनुसार सञ्चालन सुनिश्चित गर्ने।

२. सामान प्राप्ति

• खरिद भएका सामाग्री प्राप्त गरी परिमाण तथा गुणस्तर जाँच गर्ने।
• खरिद आदेश तथा बिलसँग मिलान गर्ने।
• क्षतिग्रस्त सामानबारे रिपोर्ट गर्ने।

३निरिक्षण

• सामाग्री आगमनपछि भौतिक जाँच गर्ने।
• आवश्यक परे प्राविधिक कर्मचारीमार्फत गुणस्तर प्रमाणिकरण गर्ने।

४. भण्डारण तथा स्टक व्यवस्थापन

• स्टक रजिस्टर (म्यानुअल वा डिजिटल) अद्यावधिक राख्ने।
• खर्च भएर जाने र खर्च भएर नजाने सामानको वर्गीकरण गर्ने।
• स्टक स्तर निगरानी गर्ने तथा शर्टेज पहिचान गर्ने।
• समय-समयमा स्टक अडिट गर्ने।

५. सामग्री वितरण

• माग गर्ने शाखालाई सामाग्री वितरण गर्ने।
• सामान वितरण अघि आवश्यक जाँच गर्ने।
• जिन्सी भर्पाई रजिस्टर राख्ने।

६. भण्डारण तथा सुरक्षा

• सामाग्री (स्टेसनरी, फर्निचर, उपकरण, टुल्स आदि) सुरक्षित रूपमा राख्ने।
• चोरी, क्षति, आगो, पानी, किरा-फट्याङ्गबाट सुरक्षा सुनिश्चित गर्ने।

७. सम्पत्ति व्यवस्थापन

• कार्यालयका सम्पत्तिको सूची (फर्निचर, इलेक्ट्रोनिक्स, मेशिनरी) राख्ने।
• सम्पत्तिमा कोड वा बारकोड ट्यागिङ गर्ने।
• हस्तान्तरण, मर्मत वा नष्ट भएमा अभिलेख अद्यावधिक गर्ने।

८. नचल्ने वस्तुहरूको व्यवस्थापन

• कबाड, बिग्रिएको वा प्रयोग योग्य नभएको सामाग्री पहिचान गर्ने।
• लिलामी, स्क्र्याप वा नष्टिकरण प्रक्रियामा समितिसँग समन्वय गर्ने।
• नष्टिकरण अभिलेख राख्ने।

९. अभिलेख तथा प्रतिवेदन

• खरिद फाइल, स्टक रजिस्टर, वितरण रजिस्टर तथा सम्पत्ति अभिलेख राख्ने।
• नियमित स्टक प्रतिवेदन प्रशासनलाई उपलब्ध गराउने।
• आन्तरिक तथा बाह्य अडिटमा सहयोग गर्ने।

१०. समन्वय तथा संचार

• लेखा तथा प्रशासन शाखासँग समन्वय गर्ने।
• सप्लायरसँग डेलिभरी, प्रतिस्थापन वा वारन्टीबारे समन्वय गर्ने।

डाँक शाखाका कार्यहरु

i. मेल प्राप्ति

• बाह्य हुलाकबाट प्राप्त पत्र, पार्सल र दर्ता सामाग्री बुझ्ने।
• प्राप्त वस्तु दर्ता तथा जाँच गर्ने।

ii. मेल सर्टिंङ

• प्रकार (रजिष्ट्री, एक्सप्रेस, साधारण) अनुसार मेल छान्ने।
• आन्तरिक वितरणका लागि मेल तयार गर्ने।

iii. मेल डिस्प्याच

• तौल, ट्याग लेवल, तयारी गरी डिस्प्याच गर्ने।
• सम्बन्धित हुलाक कार्यलय सँग समन्वय गर्ने।

iv. वितरण

• प्राप्त मेल सम्बन्धित विभाग तथा व्यक्तिलाई समयमै वितरण गर्ने।

v. अभिलेख राख्ने

• दर्ता, गोप्य, उच्च-मुल्य वस्तुको रेकर्ड राख्ने।
• निर्गमन पत्राचारको हिसाबकिताब राख्ने।

vi. सुरक्षा तथा गोपनीयता

• गोप्य तथा संवेदनशील कागजात सुरक्षित राख्ने।
• अवितरित मेल सुरक्षित राख्ने।

vii. ग्राहक/विभाग सहयोग

• हुलाक दर, समय, प्रकृयाबारे जानकारी दिने।
• आधिकारिक मेल तयारीमा सहयोग गर्ने।

viii. फिर्ता तथा अवितरित मेल

• अवितरित मेल व्यवस्थापन गर्ने।
• आवश्यक परे पुनः-प्रेषण वा फिर्ता प्रक्रिया गर्ने।

टिकट व्यवस्थापन शाखा

• हुलाक टिकट बिक्री तथा स्टक व्यवस्थापन।
• टिकट बिक्रीबाट प्राप्त रकम सरकारी राजस्व खातामा जम्मा गर्ने।
• टिकट, उज्राथी आदि अभिलेख अद्यावधिक गरी कार्यालय प्रमुखबाट नियमित रूपमा प्रमाणिकरण गराउने।

लेखा शाखाका कार्यहरू

१. बजेट योजना तथा तयारी

• कार्यालयको वार्षिक बजेट अनुमान तयार गर्ने।
• विभिन्न शाखाबाट खर्च आवश्यकता सङ्कलन गर्ने।
• बिभागमा बजेट प्रस्ताव पठाउने।

२. बजेट विनियोजन तथा नियंत्रण

• स्वीकृत बजेट विभिन्न शीर्षकमा वितरण गर्ने।
• खर्चको निगरानी गर्ने र सीमा भित्र खर्च सुनिश्चित गर्ने।
• खर्च सीमा (ceiling) को पालना गर्ने।

३. तलब तथा पे-रोल व्यवस्थापन

• मासिक तलबसूची तयार गर्ने।
• भत्ता, कर, प्रोविडेन्ट फण्ड, CIT, बीमा आदि कटौती/जम्मा गर्ने।
• कर्मचारीको व्यक्तिगत वित्तीय अभिलेख राख्ने।

४. बिल प्रक्रिया तथा भुक्तानी

• बिल, इनभ्वाइस तथा कागजात सत्यापन गर्ने।
• खरिद तथा भुक्तानी सरकारी नियम अनुसार सुनिश्चित गर्ने।
• भुक्तानी भौचर तयार गर्ने तथा भुक्तानी स्वीकृत गर्ने।

५. राजस्व संकलन

• सरकारी राजस्व, शुल्क, जरिवाना, सेवा शुल्क संकलन गर्ने।
• रसिद जारी गर्ने र सरकारी कोषमा जम्मा गर्ने।

६. लेखा अभिलेख तथा लेखाजोखा

• लेजर, जर्नल तथा अन्य विवरण राख्ने।
• दैनिक वित्तीय कारोबार अभिलेख राख्ने।
• सम्पत्ति, दायित्व तथा अग्रिम अभिलेख राख्ने।
• कोलेनिका सँग समन्वय गर्ने।
• कार्यक्रम/क्षेत्र भ्रमणका लागि अग्रिम जारी गर्ने र चुक्ता सुनिश्चित गर्ने।

९. वित्तीय प्रतिवेदन

• मासिक, त्रैमासिक तथा वार्षिक वित्तीय प्रतिवेदन तयार गर्ने।
• खर्च, राजस्व तथा बजेट स्थिति मन्त्रालय वा कोलेनिका मा पेश गर्ने।
• अडिटमा सहयोग गर्ने।

१०. लेखापरीक्षण

• आन्तरिक तथा बाह्य अडिटका लागि कागजात तयार गर्ने।
• अडिट प्रश्नहरूको समाधान गर्ने तथा सुझाव कार्यान्वयन गर्ने।
• निम्न कानुनहरूको पालना सुनिश्चित गर्ने:
  • वित्तीय कार्यविधि तथा वित्तीय उत्तरदायित्व ऐन
  • सार्वजनिक खरिद ऐन तथा नियमावली
  • सरकारी लेखा मापदण्ड

१२. वित्तीय सुझाव

• बजेट स्थिति, वित्तीय जोखिम तथा प्राथमिकता बारे नेतृत्वलाई सुझाव दिने।
• आर्थिक निर्णयमा नियम तथा नीतिको पालना सुनिश्चित गर्ने।

हुलाक काउन्टर

• हुलाक वस्तु दर्ता गर्ने।
• टिकट बिक्री गर्ने।
• आवश्यक वस्तु वितरण गर्ने।
• जिल्ला/शाखा हुलाक प्रमुखको निर्देशनअनुसार काम गर्ने।

वैदेशिक पार्सल शाखा

• वैदेशिक पार्सल प्राप्त, छनाइ तथा सुरक्षित भण्डारण गर्ने।
• आवश्यकता अनुसार पार्सल भन्सारमा उपस्थित गराउने।
• कस्टमबाट प्राप्त पार्सल बुझ्ने।
• सम्बन्धित व्यक्ति लाई पार्सल वितरण गर्ने।
• सम्बन्धित जिल्ला/हुलाक कार्यालयमा अन्तिम वितरणका लागि पठाउने।